Les stages peuvent prendre différentes formes, mais sont souvent un moyen efficace et simple pour un club de faire rentrer un peu d’argent pour acheter du matériel ou encore apporter des finances pour créer un poste au sein de votre structure. Bien sûr, les stages peuvent être entièrement gratuits.Ils permettront dans ce cas aux adhérents de votre structure de s’améliorer, ce qui augmentera l’attrait pour les licences dans votre association. Nous pensons que les stages doivent s’inscrire dans une stratégie, aussi toutes les idées que nous venons de citer et celles que nous avons omis nous paraissent être de bonnes raisons de se lancer. Nous allons nous baser sur une structure de stage visant à toucher les publics scolaires et les licenciés clubs afin que vous puissiez par la suite faire votre choix sur les documents à disposition, mais aussi sur le choix des méthodes. Nous nous basons pour l’ensemble des outils sur des éléments que nous utilisons, c’est-à-dire utilisables, mais qui peuvent très certainement être améliorés.

UN LIEU À DISPOSITION

Le premier point pour pouvoir réaliser un stage est d’avoir une salle. Cela peut paraître très simple pour certains d’entre nous qui ont une salle à disposition, sans aucune demande à faire auprès de la mairie qui gère bien souvent les installations. Dans tous les cas, il nous paraît intéressant d’entretenir de bonnes relations avec la mairie de sa ville .Une simple lettre, pour prévenir que vous occuperez les locaux, est souvent un geste apprécié.
Il est important de ne faire qu’une lettre par période de vacances.En effet, si des stages sont réalisés par différents éducateurs, mieux vaut penser à centraliser les demandes  facilitant ainsi le travail en mairie.
Le fait que les enfants soient licenciés ou non peut avoir de l’importance dans certaines mairies, en effet à partir du moment où un public non licencié utilise les installations il peut être obligatoire pour eux de mettre un gardien, aussi pensez à le préciser.
Dernier point important, comme tout éducateur qui se respecte, vous faites les démarches de réservation dans votre club, aussi cela vous semblerait normal de signer les documents, mais à notre sens, c’est absolument à éviter. Le président est le référent club pour la mairie, ainsi que pour les autres entités, c’est un point important, qui pourra faire que la salle vous sera mis à disposition ou non.
Vous serez amener, selon vos besoins et si le climat s’y prête, ne pas vouloir aller en salle.Dans ce cas vous pouvez utiliser la trame de cette lettre pour demander auprès d’un organisme,  un tarif de groupe. En effet, pour des stages multisports, une sortie en fin de semaine, vous permettra de donner plus de valeurs aux activités, mais le prix pourra s’en ressentir, à vous de voir.
Vous avez dû vous faire la remarque en lisant le document sur la réservation de la salle, les horaires sont à préciser. Comment les choisir ? La première question  à se poser est quelle est la disponibilité de celui qui fera le stage ? Dans le cas, où ce n’est pas durant une journée complète, il vous faudra adapter les horaires à l’éducateur. A contrario, nous vous conseillons de vous baser sur des demi-journées, si vous voulez permettre à plusieurs catégories de pratiquer  ou sur des journées complètes. Les horaires doivent être choisis au maximum, pour faciliter le de des enfants pour les parents, mais aussi pour venir les chercher. Malgré tout, il ne faudra pas que le temps de stage soit trop long ou amener les enfants à se lever trop tôt, surtout dans le cas où vous proposez plusieurs journées. Nous avons fait le choix, durant plusieurs années de proposer une arrivée possible entre 8h30 et 9h00 et un départ entre 16h30 et 17h00. Nous ne vous le cachons pas, ces horaires ne satisfaisaient pas tous les parents, mais avaient au moins le mérite d’être un juste milieu entre temps de pratique suffisant pour les enfants, mais aussi temps de repos . Voici un schéma récapitulatif, quant aux horaires possibles selon nous, dans le cas où la personne s’occupant du stage est entièrement disponible :
Exemple de créneaux horaires

Exemple de créneaux horaires

Par expérience, les journées avec les écoles de handball sont les plus fatigantes.Plus vous monterez en catégorie et moins vous aurez de chances d’être fatigué en fin de stage. De ce fait, nous vous déconseillons après une journée de stage avec des écoles de handball, de prévoir des séances par la suite. Pour répondre à vos questions, n’importe quelle catégorie est capable de tenir une journée, sauf les enfants de 4 ans si jamais vous en avez. Physiquement ces derniers tiendront, mais auront dû mal à rester concentrer pendant une journée entière sauf quelques rares cas. Le plus souvent pour notre part, nous fonctionnons par double journée pour chaque catégorie : école de handball avec les grands et les petits ensemble et les moins de 11. Pour ces derniers, nous sommes allés jusqu’à 3 jours, mais nous vous déconseillons de faire plus d’affilé.
Dans le cadre de l’enchaînement de journée, si vous souhaitez réaliser des stages de qualité, nous vous suggérons de ne pas placer de stage ou d’entraînement après 17h00, afin de construire la journée du lendemain puis de vous reposer un peu.

LE PUBLIC CIBLÉ, L’APPELLATION DU STAGE ET LE TARIF

Une fois la demande de salle partie, vous pouvez vous poser les premières questions relatives à la communication autour de votre stage. Quel public souhaitez vous cibler ? Cette question vous permettra de donner une appellation compréhensible pour les parents. Les publics possibles sont au nombre de trois si nous considérons l’ensemble des vacances scolaires :
  • les enfants licenciés ne partant pas en vacances,
  • les enfants appartenant à la commune ou aux communes limitrophes ne partant pas en vacances, dont font partis les enfants scolarisés,
  • les enfants venant en vacances dans votre ville, dans le cas échéant.
En plus de cela, vous pouvez faire la différence entre le fait de prendre uniquement des licenciés ou n’importe quel individu souhaitant participer.
Les choix que vous allez faire amèneront  l’intitulé de votre stage. Par exemple, nous parlons de stage de perfectionnement quand les enfants sont majoritairement licenciés, alors que pour les non licenciés : stage d’initiation. Dans le deuxième cas, il vous est possible de prendre malgré tout les licenciés de votre club, si ce sont des écoles de handball par exemple.
La démarche de prospection va donc être orientée par ce choix, voici quelques exemples possibles que nous développerons par la suite :
Les démarches de prospection selon les intitulés de stage

Les démarches de prospection selon les intitulés de stage

Vous pouvez en plus de cela choisir une catégorie en particulier, soit parce que vous souhaitez initier un maximum d’enfants ayant entre 5 et 8 ans pour espérer en récupérer la saison suivante, ou au contraire perfectionner votre équipe de moins de 11 ans sur des thématiques bien précises.
Le tarif va donc dépendre de votre stratégie et de ce que vous attendez du stage. Deux logiques émergent globalement :
  • vous souhaitez avoir majoritairement des fonds :
Dans ce cas, vous pouvez aller selon nous, sans activité complémentaire demander au moins 10 euros par journée, voir plus selon la qualité et le niveau en terme de diplômes de l’encadrant. 
 
  • vous souhaitez pouvoir majoritairement toucher un maximum d’enfants :
Dans ce cas, le tarif doit être très abordable. Nous pensons malgré tout qu’il faut éviter les stages gratuits surtout quand ils se déroulent sur une journée complète. Nous utilisons cette méthode le plus souvent dans notre structure. Pour vous donner une idée, nous faisons payer deux euros la première journée, puis un euro la seconde à nos licenciés. Pour les non licenciés, nous demandons 5 euros par jour, ce qui nous permet de toucher un maximum d’enfants malgré tout. Pour ce second prix, nous nous basons sur les offres faites par la mairie dans le cadre des animations sportives qui vont de 3 euros à 15 euros selon le quotient familial. Notre tarif plus élevé, nous permet de toucher des enfants souhaitant vraiment s’initier à l’activité, mais n’exclut personne. La somme amassée nous permet de payer le goûter à chaque enfant et d’avoir un pécule intéressant pour l’achat de matériel notamment.
 
Vous l’aurez bien compris, avant de fixer le prix de votre stage, il est très important de savoir quel public et quelle stratégie de fond vous souhaitez mettre en place. Quoiqu’il arrive, pour pérenniser vos stages et surtout un nombre suffisant d’enfants présents, il vous faudra réaliser des stages de qualité, encore plus quand vous êtes sur la première stratégie.
N’oubliez pas que des subventions existent et vos stages pourraient rentrer dans un des cadres éligibles. N’hésitez pas à vous renseigner ou à remplir un formulaire ici.

LA COMMUNICATION AUTOUR DU STAGE

Voici la dernière étape, avant de commencer à travailler sur le stage en lui-même, celle-ci reste une des plus importantes.
Le mailing est l’étape la plus simple, surtout avec l’existence de Gesthand. Voici comment faire pour récupérer la liste des mails des licenciés susceptibles de vous intéresser dans le cadre de votre stage. Dans un premier temps, il vous faut vous connecter à Gesthand, avec votre identifiant et votre mot de passe en suivant ce lien.
Vous allez vous retrouver sur cette page :
Gesthand 1
Gesthand 2
Cliquez en haut sur « Recherche / Export », puis à la fenêtre suivante sur « Exécuter » sur la deuxième ligne.
Gesthand 2
Si jamais, la barre où est ce bouton n’apparaît pas, cliquez une fois sur « Répertoire » puis une fois sur « Accueil », un menu s’affichera où vous trouverez le lien recherché.
Gesthand 3
Faites défiler l’écran vers la droite, en effet vous avez sans doute remarqué que l’intitulé n’apparaissait pas, car la page n’est pas centré.
La dernière étape consiste à récupérer un fichier CSV, en appuyant sur « Exporter » (le format est choisi initialement).
Gesthand 4
Le fichier CSV à l’aide d’un tableur vous permettra d’obtenir l’ensemble des mails souhaités. Les colonnes F et X sont les plus utiles pour ce que nous souhaitons réaliser, n’hésitez pas à supprimer les colonnes entre pour y voir plus clair. Il vous suffit de trier par ordre décroissant la colonne F et vous pourrez sélectionner les mails qui vous intéressent selon l’année d’âge du licenciés.
La rédaction du mail, tout comme celle de l’ensemble des documents de prospection doivent faire apparaître la date de l’évènement (date et heure), la cible ainsi que le tarif choisi. Nous vous laissons faire pour cette étape qui est la plus simple. Passons aux choses sérieuses, les prospectus et les affiches.
Pour réaliser votre prospectus, il vous faudra utiliser un programme tel que Word, Publisher ou encore Pages si vous êtes sur Mac.
Nous faisons le choix de mettre trois prospectus sur une feuille A4 afin d’avoir un juste milieu entre la lisibilité du document et la consommation de papier pour l’impression.
Pour ce qui est des affiches, nous vous proposons quelques fonds qui vous permettront d’avoir des visuels attrayants :
Modèle 2 Modèle 1
Il vous suffit d’enregistrer ces images et de les mettre en fond sur votre document.
Vous voici fin prêt à travailler sur le corps du stage.